Rouw Interventie Beleid

In 2020 ik geïnterviewd over het onderwerp ‘rouw op de werkvloer’. Het is goed dat er steeds meer aandacht komt voor dit onderwerp waar we vroeg of laat allemaal mee te maken gaan krijgen.

In januari van dit jaar hebben de broers Martijn Groot Kormelink (advocaat en partner bij Vallei Advocaten & Mediators in Ede) en Maurits Groot Kormelink (rouwtherapeut en eigenaar van Maatwerk bij verlies in Ede) vanuit de eigen expertise samen een Rouw Interventie Beleid ontwikkeld. Sinds afgelopen week is er meer aandacht gekomen voor dit onderwerp in de media. Mooie aanleiding om dit artikel nog een keer onder de aandacht te brengen.

In de meeste organisaties ontbreekt een rouwbeleid, terwijl er in Nederland jaarlijks meer dan 150.000 mensen overlijden. Het Rouw Interventie Beleid gaat uit van structuur en afspraken en zorgt ervoor dat werknemers betrokken blijven bij de organisatie waardoor ze niet alleen komen te staan met het verlies. De aanpak richt zich enerzijds op een praktische aanpak en anderzijds op een zorgvuldig communicatiemodel. Het beleid is niet alleen gericht op de rouwende werknemer maar (zeker) ook op collega’s.

Het overlijden van een dierbare is een ingrijpende gebeurtenis. Rouw zorgt voor onbalans en afstand. Hoe langer deze twee factoren in stand blijven, hoe groter en ingewikkelder de invloed van het rouwproces op het herstel is.

Verzuim als gevolg van rouw heeft om meerdere redenen een negatieve uitwerking. De gevolgen hebben invloed op de rouwende werknemer zelf, de collega’s, de eigen functie, de werkgever en derden rond de werklocatie. Met een actief beleid wordt die negatieve setting voorkomen waardoor de werknemer dichter bij zijn functie blijft en er minder sprake is van verzuim. Voor zowel de werknemer als voor de werkgever een win-win situatie.

In veel ‘rouwprotocollen’ wordt alleen gekeken naar de rol van de rouwende werknemer. Onderschat echter niet de impact van de rouw op uw eigen situatie. Omgaan met de rouw van een werknemer kan zwaar en emotioneel belastend zijn. In het Rouw Interventie Beleid is ook aandacht aan ondersteuning en coaching voor de leidinggevende. Hoe pak ik het aan, wat zijn mijn eigen emoties en wie helpt mij?

Wat is de meest gangbare aanpak van rouw op dit moment? Een werknemer waarvan een dierbare overlijdt meldt dit bij zijn werkgever. Meestal condoleert de werkgever en wenst de werknemer veel sterkte. “Neem vooral de tijd die je nodig hebt”. Dat klinkt zeer sympathiek en meelevend, het is echter niet de juiste aanpak. De werknemer krijgt impliciet de boodschap blijf thuis tot je je problemen hebt opgelost. Ook wordt het gesprek over het verlies daarmee uit de weg gegaan. Immers, een huilende werknemer is zeer oncomfortabel…

Een andere situatie die helaas voorkomt is dat (te) snel wordt overgestapt op de alledaagse sleur waardoor geen aandacht is voor de rouw waar de werknemer mee te dealen heeft. Erger nog zijn dooddoeners als “tijd heelt alle wonden” of “je bent nog jong genoeg voor een leuke andere partner”.

In dit artikel kijken we hoe het Rouw Interventie Beleid werkt en op welke onderdelen de aanpak gericht is. Het artikel is in de ‘hij-vorm’ geschreven, uiteraard kan daar ook zij worden gelezen.

Structuur en afspraken
De uitgangspunten van het Rouw Interventie Beleid zijn een empathische benadering met duidelijke structuur en afspraken. Zakelijkheid en empathie komen bij elkaar. Deze uitgangspunten nemen de onbalans weg en verkleinen de afstand. Afstand is een duidelijke veroorzaker van een trager en moeilijker verloop van de rouw. Uit onderzoek blijkt dat binnen een rouwsituatie de componenten van werk (inkomen, structuur en zingeving) cruciaal zijn. Hoe sneller een werknemer terug is op de werkvloer, hoe meer positieve invloed er is van deze drie componenten.

Wees er van bewust dat het enige tijd kan duren voordat het verlies pas in zijn volle omvang wordt ervaren. Het is om die reden niet raar dat het na een tijdje ‘ineens’ slechter kan gaan met een werknemer.

Houd vooral zelf de regie. In het vage aanbod ‘bel me als je me nodig hebt’ zit de verborgen boodschap dat je eigenlijk hoopt dat hij niet belt. De werknemer zal dit haarfijn aanvoelen en niet de behoefte voelen om de opgeworpen drempel over te gaan. Bel daarom zelf regelmatig. Om het niet te vergeten is het handig om een herinnering in de agenda te zetten.

Brede aandacht

In het beleid is aandacht voor de verschillende betrokkenen en is voor iedereen aandacht. De ‘rouwende werknemer’ is dan wel degene die het verlies is overkomen, maar zijn rouw heeft effect op meerdere betrokkenen. Denk hierbij aan de directe leidinggevende, zijn rechtstreekse collega’s maar ook bijvoorbeeld contacten met klanten of leveranciers. Bespreek het verlies openhartig en benoem de situatie zoals die is. Wegstoppen, ontwijken of bagatelliseren werkt juist averechts. Geef de betrokkenen ook de ruimte om zich te uiten en vragen te stellen over zorgen die zij hebben. Ook zij kunnen verdriet hebben door de situatie.

Het eerste gesprek

Direct na de melding van het overlijden door de werknemer maakt de werkgever (of de leidinggevende) een concrete afspraak. Binnen één week na de uitvaart start de terugkeer in de functie met een gesprek. Verlaag de drempel door dat eerste gesprek bij de werknemer thuis te doen. Indien er medische beperkingen zijn zal de bedrijfsarts gevraagd worden een advies te geven in de lijn van het Rouw Interventie Beleid. Hoofdlijn is dat een rouwende werknemer niet ziek is, de werknemer kan er natuurlijk wel ziek van worden.

In het eerste gesprek wordt vastgelegd wie de vaste contactpersoon is voor de werknemer tijdens de terugkeer op het werk. Met deze contactpersoon is niet alleen de voortgang een onderwerp van gesprek maar kunnen ook alledaagse praktische zaken worden besproken. In de eerste fase na een overlijden komen er namelijk de nodige praktische situaties op de werknemer af. Tijdens het gesprek worden ook concrete afspraken gemaakt over de werktijden, de aanwezigheid en verantwoordelijkheden. Laat de werknemer niet in zijn eentje terugkeren op zijn werkplek. Plan dit zorgvuldig, neem de tijd en begeleid hem in de terugkeer. Geef de werknemer ruimte in het werktempo en bespreek dat het niet vreemd is dat de concentratie minder goed zal zijn. Heeft de werknemer een hele slechte nacht achter de rug, geef dan wat ruimte om een keer wat later te komen. Spreek wel af dat in zo’n geval duidelijk gecommuniceerd wordt. Deze afspraken vormen de basis voor de vaste structuur van het functioneren. De werknemer krijgt hierdoor houvast binnen de onderneming en zijn eigen (nieuwe) werkelijkheid.

Eigen verantwoordelijkheid

Alhoewel de werknemer een vreselijke gebeurtenis is overkomen maakt dat niet dat er niets meer van de werknemer wordt verwacht. De eerder genoemde ‘verantwoordelijkheden’ richten zich niet alleen op de concrete ‘output’ in de functie maar ook op verantwoordelijkheden er om heen. Van de werknemer wordt bijvoorbeeld verwacht dat hij aandacht schenkt aan zijn uiterlijke verzorging. Niet alleen is de (werk)kleding representatief en schoon, dat is de werknemer zelf ook. Ook zorgt de werknemer dat hij op tijd op de werkplek is en dat de afgesproken uren worden gemaakt. Het geeft de werknemer duidelijkheid dat dit van hem wordt verwacht. Tegelijkertijd kan de werkgever afwijkingen aangrijpen voor een inhoudelijk gesprek; “Ik zie dat je je al een aantal dagen niet geschoren hebt, gaat het wel goed met je?” Met de eigen verantwoordelijkheid en de terugkeer van de dagelijkse setting die horen bij een baan komt een deel van de verloren structuur terug in het leven van de werknemer. Deze structuur is van belang in het verwerken van de rouw en het hervinden van balans in de nieuwe werkelijkheid.

Aandacht voor praktische zaken

Zorg voor concrete aandacht in een aantal praktische zaken. Denk bijvoorbeeld aan het aanpassen van een loonstrook (gehuwd?), het aanpassen van de achternaam, een welkomsbloemetje op de eerste werkdag, plan tijd in op de werkplek als de werknemer terugkeert, een kaartje op de verjaardag van de overleden dierbare en aandacht voor het 1^e jaar na het overlijden.

Realiseer je dat het verlies voor de werknemer lang op nummer 1 blijft staan, ook lang nadat jouw agenda al weer vol is gelopen met nieuwe zaken. Het vastleggen van belangrijke data zijn daarom cruciaal.

Inschakelen rouwdeskundige

Werkgever en werknemer moeten in dit proces vooral zo veel mogelijk zelf doen. Zelf de gesprekken voeren, zelf de afspraken maken en zelf met elkaar evalueren of het proces naar verwachting verloopt. Het inschakelen van een rouwdeskundige in de beginfase is aan te raden omdat het een versterking en verduidelijking van de verschillende stappen in het proces zal waarborgen. Denk hierbij ook aan de eigen ondersteuning en coaching tijdens het rouwproces van de werknemer.

Rol en belang ‘derden’

Het verlies is de werknemer overkomen, maar heeft in een brede kring om die werknemer zijn impact. Hoe moeilijk is het niet om een rouwende collega aan te spreken of deze mee te maken in een diep verdriet? Welke invloed heeft het verzuim op de directe collega’s, op korte en langere termijn? Welke sfeer ontstaat er op een afdeling en wat is de uitstraling? De kosten spelen voor de werkgever een belangrijke rol, maar indirect ook weer voor de verzuimende werknemer. Een duidelijk en adequaat beleid geeft structuur en richting.

In welke vorm collega’s worden betrokken in het proces zal verschillen per onderneming. De ene onderneming zal zorgen voor een open proces terwijl bij de ander juist een terughoudender beleid past. Kern is dat collega’s met de rouwende werknemer inhoudelijke gesprekken kunnen hebben; over het verlies maar ook over het nakomen van afspraken. Uitgangspunt is; ook al is de gebeurtenis verschrikkelijk, je hoort wel bij onze club en we verwachten wat van je! Met dit uitgangspunt kunnen niet nagekomen afspraken bespreekbaar gemaakt worden, waardoor er ook ruimte ontstaan voor het bespreken van het verliesaspect.

De ruimte voor gesprekken moet niet alleen ‘theoretisch’ gecreëerd worden, maar plan deze praktisch in. Het eerste moment van de terugkeer zal voor alle betrokkenen een beladen moment zijn. Het is echter wel het moment dat van grote betekenis zal zijn voor het te volgen proces. Plan een zorgvuldige terugkeer met ruimte voor elkaar.

Emoties

Bij rouw en verlies zijn er emoties. Wees je er van bewust dat als een werknemer huilt tijdens een gesprek dat dit niet komt door het gesprek, maar door dat er verdriet is. Probeer emoties en verdriet niet te bagatelliseren. In het rouwproces horen emoties er bij en hebben ze een belangrijke functie. Vervang een opmerking dat ‘je weet wat iemand voelt’ door het luisteren naar hoe de werknemer zich echt voelt. In die gesprekken is luisteren belangrijker dan praten. Probeer 80% van de tijd te luisteren en maximaal 20% te praten.

Visie op rouwproces

De oude visie ten aanzien van het rouwproces wordt tegenwoordig anders benaderd. Erg van belang is dat de ‘rouwende werknemer’ vooral een eigen verantwoordelijkheid heeft. Hoe ingrijpende de situatie ook is, het is vooral aan de werknemer om daar stappen in te zetten.

Tegenwoordig wordt gebruik gemaakt van het duaal procesmodel van Stroëbe-Schut. In dat model wordt uitgegaan van twee pijlers die en rol spelen in de verwerking. De pijler van het verlies en de pijler van het herstel.

In de afbeelding is de ‘ideale’ lijn voor de rouwverwerking weergegeven, een wisselwerking tussen beide pijlers. Als de rouw enkel in één van de twee pijlers wordt ‘verwerkt’ ontstaat er een onbalans. Ofwel is het rouw proces geheel gericht op het verlies en blijft het verlies de basis in het dagelijks leven. Het dagelijks leven zal dan volledig in het teken komen te staan van het verlies. Aandacht en ruimte voor herstel is er niet. Ofwel richt de werknemer zich enkel op het herstel en wordt het verlies ‘terzijde’ geschoven. Zonder het verlies te verwerken zal de rouw onbewust langer duren. Concrete gesprekken geven inzicht ‘waar’ de werknemer zit en of er voldoende combinatie van beide pijlers is.

Wanneer is het proces klaar?

Voor de verwerking van rouw bestaat geen spoorboekje. Het is geen wiskundig proces dat vooraf concreet gepland kan worden. De pijn van het verlies zal na verloop van tijd afnemen en de nieuwe situatie zal steeds meer plaats in het dagelijks leven innemen. Juist in de bepaling van ‘de eindfase’ van de verwerking ligt een belangrijke rol voor een rouwdeskundige. Ons advies is om ook een ‘afsluitend’ gesprek te voeren waarin op het proces wordt teruggekeken en waarin afspraken voor de (nieuwe) toekomst kunnen worden gemaakt. Dit wil uitdrukkelijk niet zeggen dat na ‘het eindgesprek’ het klaar is of moet zijn met de rouw.

Onderdeel van ondernemingsbeleid

Rouwbeleid hoort een onderdeel te zijn van het ondernemingsbeleid van een goed werkgever. Het zorgt voor duidelijkheid op het moment dat een werknemer wordt getroffen door het verlies van een dierbare. Binnen de onderneming weet iedereen direct wat hij moet doen en wat van hem wordt verwacht in het geval van een overlijden. Daarnaast geeft het de organisatie rust; als iemand een dierbare verliest dan gaan we daar op een bekende en zorgvuldige manier mee om.

Tot slot geeft het Rouw Interventie Beleid een moeilijk onderdeel ‘handen en voeten’ waardoor het tastbaar en benaderbaar wordt. De huilende collega op de afdeling is dan minder eng en er is minder afstand juist omdat het verlies en de daarbij horende emoties bekend en besproken zijn.

Niet in de laatste plaats zorgt een duidelijk en zorgvuldig rouwbeleid voor een aanzienlijke kosten besparing. Bij langdurig verzuim dient gerekend te worden met een factor 2,5 ten aanzien van het brutoloon. Naast deze directe kosten is er echter ook sprake van aanzienlijke indirecte kosten. Denk hierbij aan verlies van efficiëntie op een afdeling, het ontstaan van afstand tot een functie en het verliezen van kennis en ervaring.

En nu…?

Een goed rouwbeleid is maatwerk en dient te passen bij de cultuur van de organisatie. De stappen blijven op zich gelijk, maar de invulling wordt op maat gemaakt. Het is zelfs mogelijk om binnen een organisatie te differentiëren qua inhoud. Het is mogelijk om een basisbeleid te formuleren en op het moment dat sprake is van een rouwsituatie binnen de organisatie wordt het beleid concreet ingevuld. Deze basis biedt voldoende inzicht voor een zorgvuldige start.

Wij zetten de achtergrond van het beleid graag voor u uiteen. Maak hiervoor vrijblijvend een afspraak. Informatie via Martijn Groot Kormelink 06-55204435 of Maurits Groot Kormelink 06-23590429.